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Modello di policy whistleblowing: D.Lgs. 24/2023

Modello di procedura interna di segnalazione conforme al Decreto Legislativo 24/2023 e alla Direttiva (UE) 2019/1937. Sostituire i segnaposto con i dati aziendali e adottare con delibera o decisione formalizzata.

1. Premessa e obiettivi

[Azienda] adotta la presente procedura per dare attuazione al D.Lgs. 24/2023 e consentire al personale e ai soggetti del proprio contesto lavorativo di segnalare condotte illecite in modo riservato e protetto da ritorsioni.

2. Ambito di applicazione

La presente procedura si applica a tutto il personale dipendente e parasubordinato di [Azienda] e ai seguenti soggetti, ai sensi dell'art. 3 del Decreto: ex dipendenti, candidati, lavoratori autonomi, fornitori, subappaltatori, azionisti, componenti di organi di amministrazione e controllo, volontari, tirocinanti, facilitatori e familiari dei segnalanti.

3. Oggetto delle segnalazioni

Possono essere segnalate violazioni di:

• Disposizioni dell'Unione direttamente applicabili o nazionali di attuazione, nei settori indicati nell'Allegato del D.Lgs. 24/2023.
• Interessi finanziari dell'Unione (art. 325 TFUE).
• Norme nazionali in materia di antiriciclaggio, sicurezza dei trasporti, ambiente, tutela del consumatore, privacy e dati personali, sicurezza delle reti, salute pubblica.
• Atti che possono integrare illeciti penali o amministrativi rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

4. Canali di segnalazione

Canale interno (raccomandato come prima opzione). Il canale interno è gestito tramite la piattaforma [Confidly], accessibile all'indirizzo URL [URL]. La segnalazione può essere effettuata per iscritto attraverso il modulo web, in forma orale tramite la linea telefonica dedicata [numero], oppure mediante incontro diretto con il responsabile su richiesta del segnalante, entro un termine ragionevole.

Canale esterno (ANAC). Il segnalante può rivolgersi direttamente ad ANAC tramite il portale all'indirizzo whistleblowing.anticorruzione.it, senza necessità di passare prima per il canale interno.

Divulgazione pubblica (art. 15 Direttiva). Consentita a condizioni stringenti: assenza di azione dopo segnalazione interna ed esterna, pericolo imminente, o riscontro che il canale esterno non sarà efficace.

5. Soggetto interno responsabile

Il responsabile della gestione delle segnalazioni è [Nome, ruolo], impartiale, formato per il ruolo e libero da conflitti di interesse rispetto ai casi che gestisce. In caso di conflitto su uno specifico caso, il responsabile è sostituito da [Nome, ruolo] come supplente. Per casi che coinvolgano l'alta direzione, il responsabile escala al [Comitato di Audit / Collegio Sindacale].

6. Termini procedurali

• Ricevuta: entro 7 giorni dalla data di segnalazione (art. 5(1)(e)).
• Riscontro sostanziale: entro 3 mesi dalla ricevuta (art. 5(1)(f)); prorogabili a 6 in casi di particolare complessità, con comunicazione al segnalante prima della scadenza originaria.
• Conservazione documentale: almeno 5 anni dalla chiusura (interpretazione ANAC).

7. Riservatezza

[Azienda] tutela la riservatezza dell'identità del segnalante e dei terzi menzionati, ai sensi dell'art. 12 del Decreto. L'identità non può essere rivelata a soggetti diversi da quelli competenti senza il consenso espresso del segnalante, salvo che la rivelazione sia richiesta dalla legge in procedimenti penali o disciplinari nei limiti dell'art. 12(5).

8. Anonimato

La piattaforma consente segnalazioni anonime. Il segnalante riceve un codice caso (WB-XXXX-YYYY) e un PIN a 6 cifre che gli permettono di tornare al canale e seguire l'avanzamento. La protezione contro le ritorsioni si applica al segnalante anonimo che venga successivamente identificato.

9. Protezione contro le ritorsioni

L'art. 17 del Decreto vieta qualsiasi ritorsione nei confronti del segnalante, ivi compresi licenziamento, demansionamento, mancata promozione, mutamento di mansioni o di luogo di lavoro, riduzione retributiva, mancato rinnovo contrattuale, molestie, discriminazione, danni reputazionali, esclusione sociale, mancata conversione di contratto a tempo determinato, screening psichiatrico ingiustificato. L'onere della prova è invertito ai sensi dell'art. 19: spetta al datore di lavoro dimostrare che la misura adottata era basata su ragioni oggettive estranee alla segnalazione.

10. Sanzioni interne per ritorsioni e violazioni di riservatezza

[Azienda] adotta provvedimenti disciplinari, sino alla risoluzione del rapporto di lavoro, nei confronti di chiunque commetta atti di ritorsione o violi la riservatezza dell'identità del segnalante. Tali condotte costituiscono inoltre illecito amministrativo ai sensi dell'art. 21 del Decreto, sanzionabile da ANAC con importi da 10.000 a 50.000 € per violazione.

11. Conservazione e trattamento dei dati

I dati personali raccolti nell'ambito della gestione delle segnalazioni sono trattati ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 e del Provvedimento Garante 311 del 27 luglio 2023. La conservazione segue la scheda di conservazione. Il DPIA è disponibile presso il Responsabile della Protezione dei Dati.

12. Adozione, comunicazione e revisione

La presente procedura è adottata con delibera del [Consiglio di Amministrazione / Legale Rappresentante] in data [yyyy-mm-dd], previa consultazione delle rappresentanze sindacali ai sensi del CCNL applicabile. Viene pubblicata sull'intranet aziendale, sul sito istituzionale e comunicata a tutti i destinatari. Revisione: almeno annuale e dopo ogni modifica normativa rilevante.

Adottata da [Azienda], data [yyyy-mm-dd]. Firmato dal [Legale Rappresentante]. Prossima revisione: [yyyy-mm-dd].