Is een meldingsregeling verplicht onder de Wbk?

Ja. Werkgevers met 50+ werknemers moeten een schriftelijke interne meldprocedure hebben die het meldkanaal beschrijft, de verantwoordelijke personen, de termijnen voor bevestiging en terugkoppeling, en de bescherming tegen benadeling. De regeling moet toegankelijk zijn voor alle personen in scope.

Moet de OR instemmen?

Ja. Art. 17 Wbk vereist dat de interne meldprocedure 'in overleg met de ondernemingsraad' wordt opgesteld. Art. 27 WOR geeft de OR instemmingsrecht op regelingen rond personeelsinformatiesystemen en de verwerking van persoonsgegevens van werknemers. Zonder OR-instemming is de regeling niet rechtsgeldig.

Ten minste in het Nederlands voor in Nederland werkzame medewerkers. Voor internationale teams typisch ook Engels. Een uitsluitend Engelse regeling is niet voldoende.

Gratis sjabloon · Bijgewerkt mei 2026

Sjabloon meldingsregeling klokkenluiders: Wbk

Sjabloon van een interne meldprocedure conform de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) en de EU-Richtlijn 2019/1937. Vervang de plaatshouders door bedrijfsgegevens en vraag instemming aan de ondernemingsraad voordat u vaststelt.

1. Doel en grondslag

[Onderneming] stelt deze Meldingsregeling vast ter uitvoering van de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) en de Richtlijn (EU) 2019/1937. Doel is een vertrouwelijk en veilig kanaal te bieden voor het melden van vermoedens van een misstand, met bescherming tegen benadeling.

2. Reikwijdte

De Regeling is van toepassing op alle werknemers van [Onderneming] en op de volgende personen, conform art. 1 Wbk: oud-werknemers tot 2 jaar na einde dienstverband, sollicitanten, ZZP'ers, leveranciers en onderaannemers, aandeelhouders, leden van het bestuur of toezichthoudend orgaan, vrijwilligers, stagiairs, facilitators en familieleden.

3. Misstanden

Onder een misstand wordt verstaan een misstand met een maatschappelijk belang bij de bestrijding ervan, waaronder:

schending van het Unierecht;
strafbare feiten of een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen of het milieu;
schending van interne regelingen of beroeps- of gedragscodes met een maatschappelijk belang;
bewust onjuiste informatieverstrekking aan publieke organen.

4. Kanalen

Intern kanaal (voorkeur). Beheerd via het platform [Confidly] op [URL]. Meldingen kunnen schriftelijk (webformulier) worden gedaan, mondeling via telefoonnummer [nummer], of via een persoonlijk gesprek met de meldverantwoordelijke op verzoek van de melder, binnen redelijke termijn.

Extern kanaal. De melder kan zich richten tot het Huis voor Klokkenluiders (Utrecht) via huisvoorklokkenluiders.nl, of tot een andere bevoegde instantie afhankelijk van het type misstand (AP, ACM, AFM, NVWA enzovoort).

Openbare onthulling. Slechts beschermd onder strikte voorwaarden van art. 17b Wbk.

5. Meldverantwoordelijke

De meldverantwoordelijke is [Naam, functie], onpartijdig, getraind voor de rol en vrij van belangenconflicten. Bij belangenconflict in een specifieke zaak neemt [Naam, functie] als plaatsvervanger over. Voor zaken die de directie of het bestuur raken, escaleert de meldverantwoordelijke naar [Auditcommissie / Raad van Commissarissen].

6. Termijnen

Ontvangstbevestiging: binnen 7 dagen na ontvangst.
Inhoudelijke terugkoppeling: binnen 3 maanden na bevestiging (verlengbaar tot 6 maanden bij bijzondere complexiteit, met kennisgeving aan de melder vóór de oorspronkelijke einddatum).
Bewaartermijn: minimaal 1 jaar na sluiting, langer indien lopende procedure. Audit log: 7 jaar.

7. Vertrouwelijkheid

[Onderneming] beschermt de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van in de melding genoemde derden, conform art. 14 Wbk. De identiteit wordt niet bekendgemaakt aan personen die niet bevoegd zijn zonder uitdrukkelijke toestemming van de melder, tenzij de wet dit vereist. Schending van de vertrouwelijkheid is strafbaar onder de Wet op de economische delicten.

8. Anonieme meldingen

Het platform aanvaardt anonieme meldingen (art. 2 lid 2 Wbk). De melder ontvangt een door de server uitgegeven zaakcode (WB-XXXX-YYYY) en een 6-cijferige pincode om het kanaal opnieuw te raadplegen. De bescherming tegen benadeling geldt voor anonieme melders die later worden geïdentificeerd.

9. Bescherming tegen benadeling

Art. 17e Wbk verbiedt benadeling van de melder, waaronder ontslag, schorsing, degradatie, niet verlenen van promotie, overplaatsing, verandering van taken, vermindering van loon, niet-verlenging van tijdelijk contract, intimidatie, discriminatie, reputatieschade, sociale uitsluiting, ongewenste psychiatrische verwijzing. De bewijslast is omgekeerd: de werkgever moet aantonen dat de maatregel gebaseerd was op gronden los van de melding (art. 17e lid 4 Wbk).

10. Interne sancties

[Onderneming] treft disciplinaire maatregelen, tot en met ontbinding van de arbeidsovereenkomst, tegen wie zich schuldig maakt aan benadeling of schending van vertrouwelijkheid. Beide gedragingen kunnen ook strafrechtelijk en civielrechtelijk worden vervolgd.

11. Verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verwerkt conform de AVG en de UAVG. De grondslag is een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG) in verbinding met de Wbk. Bewaartermijnen volgen de bewaarschema. De DPIA is beschikbaar bij de Functionaris voor Gegevensbescherming.

12. Vaststelling, communicatie en herziening

Deze Regeling is vastgesteld na instemming van de ondernemingsraad op [yyyy-mm-dd] (art. 17 Wbk + art. 27 WOR) en goedgekeurd door het bestuur op [yyyy-mm-dd]. Wordt gepubliceerd op intranet en op de bedrijfswebsite, en gecommuniceerd aan alle personen in scope. Herziening: jaarlijks en na elke relevante wetswijziging.

Vastgesteld door [Onderneming], datum [yyyy-mm-dd]. Ondertekend door [bestuurder]. Volgende herziening: [yyyy-mm-dd].