Free template · Updated May 2026

7-Day Acknowledgement Message

A template for the acknowledgement message required within 7 days of report intake under Article 9(1)(b) of EU Directive 2019/1937. Use this as the human-authored acknowledgement that follows any system-generated receipt.

English

Thank you for using [Organisation]'s whistleblowing channel. This message confirms receipt of your report submitted on [date]. Your case code is WB-XXXX-YYYY; please keep it together with the 6-digit secret you chose so you can return to the channel.

I am [Name], [role], and I will be the primary contact for your case. I have read your report and will be running the triage and follow-up. If at any point you have a conflict-of-interest concern about me handling the case, you can request reassignment to my alternate, [Name].

Next steps: I will provide substantive feedback on the actions taken or planned no later than [date, 90 days from acknowledgement]. If the matter is complex and we need more time, I will tell you about the extension before the original deadline.

You can add information at any time through the case channel. If you remember a detail, find a document, or want to speak in person, message me on this thread or return to the channel and choose "add to my report".

Confidentiality and protection: Article 16 of the EU Whistleblower Directive protects your identity and the identities of anyone you mention. You are also protected from retaliation under Article 19. If you experience any adverse consequences after submitting this report, tell me immediately.

Thank you again for the courage to come forward.

[Name], [Role]
[Organisation]

Deutsch

Vielen Dank für Ihre Nutzung des Hinweisgeberkanals von [Organisation]. Mit dieser Nachricht bestätige ich den Eingang Ihrer Meldung vom [Datum]. Ihr Fallcode lautet WB-XXXX-YYYY; bewahren Sie diesen zusammen mit Ihrem 6-stelligen Code sicher auf, damit Sie zum Kanal zurückkehren können.

Ich heiße [Name] und bin [Funktion]. Ich werde Ihr Ansprechpartner im Verfahren sein. Ich habe Ihre Meldung gelesen und werde die Triage und Nachverfolgung übernehmen. Sollten Sie Bedenken hinsichtlich eines Interessenkonflikts haben, können Sie die Übergabe an meinen Stellvertreter, [Name], verlangen.

Nächste Schritte: Sie erhalten spätestens am [Datum, 90 Tage nach Bestätigung] eine sachliche Rückmeldung zu den ergriffenen oder geplanten Maßnahmen. Bei komplexen Fällen ist gemäß §17 Abs. 2 HinSchG eine Verlängerung um weitere drei Monate möglich; ich informiere Sie rechtzeitig vor dem ursprünglichen Termin.

Sie können jederzeit Ergänzungen über den Kanal hinzufügen. Wenn Sie ein Dokument finden oder ein persönliches Gespräch wünschen, melden Sie sich.

Vertraulichkeit und Schutz: §8 HinSchG schützt Ihre Identität und die Identität der von Ihnen benannten Personen. Sie sind außerdem nach §36 HinSchG vor Repressalien geschützt. Sollten Sie nach Ihrer Meldung negative Konsequenzen erfahren, informieren Sie mich umgehend.

Vielen Dank für Ihren Mut.

[Name], [Funktion]
[Organisation]

Français

Merci d'avoir utilisé le canal d'alerte de [Organisation]. Ce message confirme la réception de votre signalement déposé le [date]. Votre code de dossier est WB-XXXX-YYYY; conservez-le avec votre code secret à 6 chiffres pour pouvoir revenir au canal.

Je m'appelle [Nom], [fonction], et je serai votre interlocuteur pour ce dossier. J'ai lu votre signalement; je vais procéder au triage et au suivi. Si vous identifiez un conflit d'intérêts, vous pouvez demander la prise en charge par mon suppléant, [Nom].

Prochaines étapes : vous recevrez un retour substantiel sur les mesures envisagées ou prises au plus tard le [date, 90 jours après l'accusé]. En cas de complexité particulière, une prolongation est possible; je vous en informerai avant la date initiale.

Confidentialité et protection : l'article 9 de la loi du 21 mars 2022 protège votre identité et celle des personnes que vous mentionnez. Vous êtes également protégé contre toute mesure de représailles. Si vous subissez des conséquences défavorables, signalez-le-moi immédiatement.

Merci pour votre courage.

[Nom], [Fonction]
[Organisation]

Italiano

Grazie per aver utilizzato il canale di segnalazione di [Organisation]. Con questo messaggio confermo la ricezione della sua segnalazione del [data]. Il suo codice caso è WB-XXXX-YYYY; lo conservi insieme al codice segreto a 6 cifre per poter tornare al canale.

Mi chiamo [Nome], sono [ruolo], e sarò il suo riferimento. Ho letto la segnalazione e mi occuperò del triage e del follow-up. Se ravvisa un conflitto di interessi, può chiedere il passaggio al mio sostituto, [Nome].

Prossimi passi: riceverà un riscontro sostanziale entro il [data, 90 giorni dalla conferma]. In casi di particolare complessità, ai sensi dell'art. 5(1)(f) del D.Lgs. 24/2023, può essere disposta una proroga; la informerò prima della scadenza originaria.

Riservatezza e tutela: l'art. 12 del D.Lgs. 24/2023 protegge la sua identità. Lei è inoltre tutelato dalle ritorsioni ai sensi dell'art. 19. Se subisce conseguenze sfavorevoli, me lo comunichi immediatamente.

Grazie per il suo coraggio.

[Nome], [Ruolo]
[Organisation]

Español

Gracias por utilizar el canal interno de [Organisation]. Confirmo la recepción de su comunicación de fecha [fecha]. Su código de caso es WB-XXXX-YYYY; consérvelo junto con el código secreto de 6 dígitos para poder regresar al canal.

Soy [Nombre], [cargo], y seré su interlocutor. He leído su comunicación; me encargaré del triaje y del seguimiento. Si detecta un conflicto de intereses, puede solicitar la asignación al sustituto, [Nombre].

Próximos pasos: recibirá una respuesta sustantiva sobre las acciones previstas o adoptadas, a más tardar el [fecha, 90 días desde la confirmación]. En casos de especial complejidad, conforme al art. 9 de la Ley 2/2023, podrá prorrogarse el plazo; se le informará antes del vencimiento original.

Confidencialidad y protección: el art. 32 de la Ley 2/2023 protege su identidad. Asimismo, está protegido frente a represalias por el art. 38. Si sufre alguna consecuencia adversa, comuníquemelo de inmediato.

Gracias por su valentía.

[Nombre], [Cargo]
[Organisation]

Nederlands

Dank u voor het gebruik van het meldkanaal van [Organisation]. Dit bericht bevestigt de ontvangst van uw melding van [datum]. Uw zaakcode is WB-XXXX-YYYY; bewaar deze samen met uw zelfgekozen 6-cijferige code zodat u terug kunt keren naar het kanaal.

Ik ben [Naam], [functie], en ben uw aanspreekpunt. Ik heb uw melding gelezen en zal de triage en opvolging verzorgen. Mocht u een belangenconflict zien, dan kunt u doorverwijzing vragen naar de plaatsvervanger, [Naam].

Volgende stappen: u ontvangt uiterlijk op [datum, 90 dagen na bevestiging] inhoudelijke terugkoppeling over de voorgenomen of getroffen maatregelen. Bij bijzonder complexe zaken kan een verlenging worden toegepast; ik informeer u daarover vóór de oorspronkelijke einddatum.

Vertrouwelijkheid en bescherming: artikel 14 van de Wbk beschermt uw identiteit en die van de in de melding genoemde personen. U bent ook beschermd tegen benadeling op grond van artikel 17. Indien u nadelige gevolgen ondervindt, meld het mij direct.

Dank voor uw moed.

[Naam], [Functie]
[Organisation]